1С: Управление торговлей

Разделы учета программного продукта:

Решение поддерживает налоговые системы:

• Основная
• Упрощенная
• Единый налог на вмененный доход

В продукт встроены средства интеграции с типовыми конфигурациями:

• 1С:Документооборот
• 1С:Розница
• 1С:Бухгалтерия предприятия

Возможности программного обеспечения

Если несколько компаний работают над общими задачами, продают одинаковый товар, учет можно вести в единой базе. Например, один человек владеет несколькими магазинами, каждый из которых оформлен в качестве самостоятельного юридического лица. И у каждой компании может быть несколько складов. Предприятия и организации могут располагаться в любой из стран.

Сотрудники торговых компаний получают заявки от клиентов и формируют накладные на отгрузку. При необходимости работники проверяют остатки по складам, чтобы купить недостающий товар. На основании регистров можно формировать отчеты для руководящего состава. Первичные накладные, кассовые и банковские документы можно выгрузить в 1С: Бухгалтерия для дальнейшей обработки, формирования бухгалтерской и налоговой отчетности.

Программа полезна и сотрудникам финансового отдела. Можно проверять прохождение оплаты, анализировать финансовые потоки по временным интервалам, строить прогнозы на ближайшую и отдаленную перспективу, планировать расходы с учетом текущих и предстоящих продаж.

Службы закупок и сбыта с программой могут автоматизировать свою работу, держать под контролем текущие остатки по складам и планировать закупки с учетом предстоящих продаж. Фиксируются не только непосредственно отгрузки, но и обращения клиента, запросы по поводу того или иного товара.

С программой можно автоматизировать и розничные, и оптовые продажи. Как ведется торговля, какое оборудование для этого используется, не имеет значения.

Сотрудники склада могут получать детальную информацию об остатках на всех складах. Программа позволяет оформлять заказы на закупки или доставку, например, с резервных складов.

Программное обеспечение поддерживает работу WMS-складов, при которой каждому товару отводятся отдельные ячейки с закрепленными адресами. Есть возможность вести учет по любым торговым точкам и магазинам, в том числе удаленным.

Работать с программой могут и руководители, самостоятельно формировать отчеты или запрашивать их у подчиненных. Можно проверять данные в разрезе клиентов, дней недели или месяцев. На их основании можно делать выводы о текущем положении дел и планировать работу на будущее.

Конфигурация «Управление торговлей» объединяет различные модули и подсистемы. Их слаженная работа позволяет в полном объеме вести учет по предприятию розничной или оптовой торговли.

Организация взаимодействия с клиентами

С 1С этапы продажи будут под контролем. Каждый процесс можно разделить на регламентные этапы, проконтролировать их выполнение и проанализировать результаты. В ПО 1С: Предприятие для этого внедрен механизм бизнес-процессов. Система проконтролирует развитие каждого из них. При необходимости конкретные работники получат поручения. Управлять продажами можно и в облегченном режиме, вручную формируя задачи на очередной этап. Процессы могут быть разного характера. Нет и четкого закрепления количества этапов, их содержания. Если для реализации процесса требуется соблюдение сторонних регламентов, их можно задать в системе. Например, можно заполнять договоры по единому шаблону или вкладывать в пакет документов некие инструкции и т. д.

Все завершенные и находящиеся в работе процессы учитываются системой. По итогам этих данных можно прогнозировать, с какой вероятностью удастся довести конкретный процесс до успешного завершения. Программа выявит характерные проблемы.

Программа регистрирует продажи, которым уже положено начало. При этом можно сохранять данные о звонках клиента, поступивших запросах и заявках, просмотренных товарах, ранее оформленных покупках. Менеджеры по продажам при просмотре карточки конкретного клиента могут получить о нем необходимую информацию. Одновременно можно проверять, кто поставляет аналогичные товары, кто контролирует рынок, какие субподрядчики привлекаются для выполнения отдельных этапов. В системе есть все, чтобы подвести клиента к продаже, завершить ее в минимальные сроки и с нужным результатом.

1С:Управление торговлей ведет учет и отклоненных, отмененных, перенесенных сделок, что помогает выявлять ошибки в работе служб продаж и устранять их на будущее.

Отдельно необходимо отметить ведение списков контрагентов. Есть возможность вести классификацию сразу по нескольким признакам:

• физические и юридические лица.
• покупатели, поставщики, конкурирующие структуры и т. д.

Появляется возможность формировать и проверять историю взаимоотношений не только с конкретной компанией (которая значится покупателем по накладной), но и с группами взаимосвязанных юридических лиц или филиалам (иным подразделениям) одного юридического лица и т. д. В карточке каждого клиента можно указывать данные для связи и другую полезную информацию.

Маркетинговая составляющая

Если купить 1С:Управление торговлей, можно вести карточки товаров, формировать каталоги, вносить цены и устанавливать скидки.

Пользователь может с минимальными временными затратами:

• сформировать и сохранить каталог товаров, номенклатуру оказываемых услуг.
• задать цены различных уровней, сформировать прайс-лист для клиента.
• установить торговую наценку и обозначить скидки для разных категорий клиентов.
• изменить цены, например, с ориентировкой на данные от поставщика. Можно рассчитывать стоимость в зависимости от различных условий, округлять цены в большую или меньшую стороны.

Программа позволяет:

• задать способ формирования стоимости (базовая, наценки для разных категорий и т. д.). Можно задать механизм динамического изменения цены.
• задавать формат для отображения стоимости при формировании прайс-листов.
• фиксировать, кто из пользователей указал цену, когда ее изменили.

Пользователь может вводить свои механизмы расчета стоимости. Это могут быть и запросы к БД, и формулы. Например: Розничная цена = Оптовая цена * 1,4.

В системе предусмотрен механизм предоставления скидок в зависимости от объема покупки или иных условий. Можно задать и условия, при которых система будет суммировать различные скидки.

В системе появился термин «торговое соглашение с клиентом». Оно определяет условия реализации товара, включая стоимость, вопросы предоставления рассрочки, внесения предоплаты и т. д. Программа проверит, соответствуют ли действия клиента установленному соглашению. Если нет, система заблокирует сделку, купить что-либо не получится. Соглашение можно заключать индивидуально с каждым клиентом или создать общее для некоторой категории покупателей.

В 1С:Управление торговлей, встроен механизм сегментации. Всех клиентов можно разделить на группы, например: дистрибьюторы, дилеры, оптовые покупатели и т. д. Для каждой из групп можно сформировать свое торговое соглашение, установить определенные условия работы, задать стоимость товаров и скидки. Далее пользователи получат возможность выбирать сегменты при формировании отчетов в качестве фильтра. Сегменты можно формировать вручную или в автоматическом режиме. Не менее интересны для пользователей и сегменты товаров и услуг. Для их построения выбран аналогичный алгоритм, как с сегментацией клиентов.

Программа позволяет фиксировать, откуда клиент узнал о продавце, как возник интерес к товару или компании вообще. Это относится и к тем, кто оформляет заказ впервые, и к тем, кто покупает повторно. Есть возможность анализировать источники возникновения интереса и оптимизировать расходы на рекламные кампании, выбирать лучшие каналы привлечения клиентов.

Управление продажами

Программное обеспечение позволяет фиксировать не только конечные накладные на отгрузку товаров или оказание услуг с указанием количества и стоимости, но и полностью историю взаимоотношений. Можно в одном источнике зафиксировать проведенные переговоры, их результаты.

Каждый заказ становится своеобразным «центром управления». Для него имеются следующие статусы:

• Не согласован.
• Согласован.
• К обеспечению.
• К отгрузке.
• Закрыт.

При помощи данных статусов можно отмечать этап, на котором находится заказ в каждый момент времени. Статусы можно вводить и с учетом параметров оплаты, например, «Ожидается аванс» и т. д.

Для каждого заказа проводится проверка на соответствие торговому соглашению, актуальному для конкретного заказчика или группы клиентов. Пользователь не может на свое усмотрение их корректировать. Если же клиенту необходимо изменить положения соглашения, он может запросить процедуру согласования корректив. Все уполномоченные пользователи системы получат запрос на согласование изменений. Если вердикт будет положительным, система уведомит об этом всех заинтересованных лиц.

По мере продвижения заказа по этапам система формирует распоряжение на его комплектацию, передачу в службу отгрузки и оформление накладных. Каждое распоряжение - под контролем системы. Учитываются даже отдельные позиции заказа. «Перевыполнить» распоряжение невозможно.

Для каждого конкретного заказа можно сформировать собственный график оплат: указывать авансовые платежи, поступление иных сумм уже по факту отгрузки товаров. Руководство компании получает возможность планировать денежные потоки с точностью до дня, проверять, как клиенты соблюдают условия договоров, своевременно выявлять просроченную дебиторскую задолженность, относить ее к определенной категории в зависимости от длительности просрочки.

Если купить 1С:Управление торговлей, есть возможность держать под контролем задолженность как плановую, так и реальную. При этом можно выделять отсутствие оплаты по конкретным заказам, проверять, когда должна поступить оплата, по какому документу. Система позволяет свести к минимуму объем ручной работы. Пользователю нужно только самостоятельно задать платежи по отгрузкам. Далее система автоматически внесет данные во все необходимые регистры для последующего контроля.

Если клиент возвращает товар, можно использовать специальный документ, предусмотренный в ПО. Заявка на возврат также становится центром определенного процесса, последовательности действий.

Формы соответствуют законодательству страны базирования торговой компании.

По такому же алгоритму, как с покупателями, строится работа с поставщиками. Есть возможность фиксировать закупки и все, что с ними связано.

Продажа товаров в розницу

Программное обеспечение можно установить на ПК в любых торговых точках: с автоматизированными и неавтоматизированными процессами продаж.

В системе реализованы:

• количественно-суммовой учет товарных позиций.
• печать этикеток на товары, актуальных ценников.
• возможность работать совместно с различным торговым оборудованием: сканерами штрих-кодов, весами и т. д.

Рядовые сотрудники и руководители могут сформировать и распечатать:

• отчеты по остаткам товаров, их движению, в том числе в суммовом исчислении.
• отчеты по реализации товаров с использованием розничной цены.

Работа с торговыми представителями компании

Предусмотрено наличие торговых представителей. Их работой можно управлять через 1С. Система позволяет:

• формировать списки покупателей и заказчиков, работающих с конкретным торговым представителем.
• создавать графики визитов.
• строить графики сбора заказов.
• решать иные задачи и проблемы, возникающие в работе торговых представителей.

Результаты работы каждого представителя можно обработать, провести анализ выполнения плана.

Управление процессами закупки товаров

Система позволяет автоматизировать процессы:

• внесения данных о поставщиках товаров и услуг.
• фиксации стоимости продукции поставщика и конкурирующих структур.
• сохранения вида стоимости и скидок, предоставляемых поставщиком. Система сохранит данные о том, кто менял информацию о ценах.
• внесения в карточку поставщика сведений о контактном лице.
• сохранения информации обо всех контактах с представителями поставщика. Можно указывать, когда состоялись звонки или прошли переговоры, какие поступили письма и т. д..
• формирования заявок на закупку товаров. В ПО можно внести и результаты каждой конкретной закупки.
• построения графиков закупок товаров.
• определения потребности в том или ином товаре. Можно строить прогнозы в части возможного дефицита, чтобы своевременно купить нужные товары.

Товары можно закупать одним из следующих способов:

• продукцию завозит поставщик.
• товары закупает за наличный расчет или с оплатой банковской картой подотчетное лицо компании.
• поступление в рамках договора с комиссионером.

Если поставки товаров сопряжены с определенными дополнительными расходами, их также можно учесть в программе.

Управление запасами компании

При поступлении заявки на отгрузку товаров система активирует механизм резервирования. При этом в расчет берутся не только имеющиеся остатки, но и планируемые поставки. В то же время система следит за тем, чтобы товары не бронировались в «минус». Если на дату отгрузки, указанную менеджером, нужного товара не будет на складе, программа предложит передвинуть продажу на день после поступления нужной позиции от поставщика.

Пользователь может вручную обозначать, сколько дней система будет контролировать остатки по товарным позициям. По желанию границу можно формировать в автоматическом режиме.

График контролируется и корректируется непосредственно при создании заявки на отгрузку, и по факту завершения процедуры. Это означает, что ни один из документов не останется без внимания.

В то же время система позволяет работать в режиме планирования отгрузок только с учетом тех товаров, что уже есть на складе. Плановые или экстренные закупки товаров у поставщика в расчет не берутся. Есть возможность и полностью отказаться от контроля остатков.

Программа анализирует отгрузки, запасы на складах и в автоматическом режиме определяет, какой объем и какого товара потребуется купить. Далее формируется заявка для поставщика. Как вариант, нужные позиции можно перебросить с другого склада.

При заполнении товарных позиций можно использовать одну из стратегий, перечисленных ниже:

• программа строит прогноз будущего спроса на товар.
• «заявка по точке перезаказа». Товары поступают партиями определенного объема. Либо контрагент поставляет товары со строго заданным временным интервалом.
• «заявки под заказы клиентов, желающих купить товар».

При этом система дает возможность работать персонально с каждой позицией и на каждом отдельном складе. Можно выбрать автоматический способ назначения стратегии (по итогам ABC/XYZ-анализа) или задавать все данные самостоятельно в ручном режиме.

Система позволяет независимо формировать и проводить операции по отгрузке и поступлению товаров независимо друг от друга. При этом работа ведется по ордерам. Каждый из них можно оформить только при наличии документа-основания: накладной на поступление товара или отгрузку заказанной продукции. Дополнительно можно учитывать распоряжения, поступившие, но по разным причинам невыполненные. Все распоряжения могут иметь только электронный формат. Бумажные носители не требуются.

При размещении товаров можно использовать адресную систему. Каждой позиции отводятся определенные полки или ячейки на стеллажах. Это облегчает процессы сборки заказов. Исполнитель получает точные данные, какой товар и в какой точке склада взять. Также система проследит за перемещением нужных партий товара в зону отгрузки.

По желанию пользователь может работать с иными системами хранения товаров, отказавшись от адресной технологии.

Полностью реализован механизм проведения инвентаризации:

• руководителю на подпись можно распечатать приказ.
• конкретным исполнителям передаются распоряжения на пересчет товарных позиций.

При этом недостачи и излишки по товарам отображаются в оперативном и управленческом учете.

Учет финансов

В программе можно формировать заявки на проведение различного рода платежей, иные операции с денежными средствами. Руководитель может здесь же в системе утвердить заявку, проверить, прошли ли оплаты, обозначенные в заявках.

Все заявки на операции с денежными средствами, график платежей являются основой для платежного календаря. Это позволяет держать под контролем все денежные потоки, распределять входящие финансы. Если появляется вероятность кассового разрыва, руководство может спланировать меры, позволяющие его избежать.

Система облегчает учет денежных средств на счетах организации. Данные можно вносить как по платежным поручениям, так и по банковским выпискам. Это позволяет оперативно отслеживать и контролировать взаиморасчеты с контрагентами, получать данные об остатках денежных средств на счетах, проверять суммы, предназначенные для зачисления или списания.

В системе реализована функция учета эквайринговых операций, связанных с зачислением денег, начислением банковских комиссий, перечислениям клиентов при возврате товара. Сотрудники компании могут контролировать каждую операцию от момента, как покупатель внес оплату картой, до зачисления денег непосредственно на счет продавца.

Ведение финансового учета

Программа позволяет учитывать операции, осуществляемые «интеркомпанией». В этом случае товарные позиции приобретаются одним юрлицом, а на продажу выставляются от имени другого. Все документы внутренней перепродажи между этими организациями формируются в автоматическом режиме.

В рамках каждой организации можно рассчитывать себестоимость продукции. Эту информацию можно сравнивать с данными бухучета.

По каждому виду деятельности, отдельному магазину, разновидности товаров можно рассчитать финансовые результаты (полученные прибыль или возможные убытки).

Пользователь может самостоятельно выбирать и задавать схемы формирования себестоимости, распределения дополнительных расходов, фиксации выручки с учетом аналитических данных. Руководители и менеджеры могут проверять, какую прибыль дает то или иное направление работы, и работать более эффективно.

В программе предусмотрен учет прочих расходов с учетом статей затрат и конкретных объектов учета. Для настройки режимов дополнительной аналитики необходимо перейти в режим «1С: Предприятие». Если затраты сопряжены с приобретением или отгрузкой товаров, их можно распределить между заказами. Если же затраты связаны с хранением товаров, то их можно отнести к работе складских терминалов. Пользователь при таком подходе может проверять расходы по статьям, относить расходы на те же статьи или проекты, от которых поступает выручка.

Предусмотрено несколько вариантов списания прочих расходов. Их можно отнести на себестоимость определенных товарных позиций. Также расходы можно распределить между направлениями работы. Дополнительно их можно отнести к расходам прошлых или будущих периодов.

Прочие доходы и расходы учитывают по одному алгоритму.

Новые технические решения редакции

Разработчики проработали механизм проведения первичных и иных документов. Как только необходимые процедуры завершены, можно проверить, как операции отобразились в учете. В новой редакции логика проведения никак не связана с логикой контроля. Пользу от такого решения оценят те, кто занимается доработкой конфигурации под свои потребности. Программный код стал проще, появилась возможность сократить количество ошибок, нарастить производительность ПО.

Проконтролировать результаты можно и в ситуации с перепроведением документов или отменой ранее выполненных операций. Например, если товар по заявке отгружен, отменить распоряжения, связанные с этой заявкой не получится.

Предусмотрена автоматизация применяемых в компании бизнес-процессов. Например, можно настроить бизнес-процесс, проконтролировать и проанализировать его реализацию. При этом можно работать на базе бизнес-процессов, встроенных в типовую конфигурацию. При необходимости можно при минимальных затратах времени и иных ресурсов добавлять необходимые бизнес-процессы.

Еще одно новшество - добавление механизмов, процессов, технологий, которые можно использовать в рамках прикладной программы. Их используют в формате «Управляемого приложения». Например, можно:

• работать с внешним, в том числе торговым оборудованием.
• печатать отчеты.
• выводить информацию в форматы, доступные для дальнейшей обработки в Microsoft Word или OpenOffice.
• создавать версии одного документа и т. д.