Внедрение 1С

от 2500 ₽/ч + консультация специалиста БЕСПЛАТНО

• Рекомендации при выборе продуктов 1С
• Разработка действий для успешного перехода на 1С
• Проведение предпроектного обследования

Стоимость внедрения 1С

Сегодня ни одна компания не может себе позволить остаться без управленческой системы. Если вы оказываете услуги или продаете товары, вам необходимо взаимодействовать с клиентами, считать материальные ценности, учитывать поступившую выручку, анализировать расходы, понимать состояние взаиморасчетов. Даже эти базовые потребности требуют точной фиксации и могут пустить бизнес под откос, если забыть об их аккуратном ведении. А если у вас сложный производственный процесс, большие обороты или многочисленный персонал, важность управленческой информации возрастает многократно, она играет роль приборной панели для сложной машины – коммерческой организации. Чтобы бизнес был управляемым, гибким, автоматизированным, нужна информационная система, которая точно подходит ему по функциональности. Как можно понять, что бизнес уже созрел для выбора информационной системы? А если созрел, как достичь максимального эффекта от внедрения? Давайте попробуем разобраться в этих вопросах.

Когда компании приходят к выводу, что необходимо внедрять 1С

На рынке программных продуктов ситуация складывается таким образом, что практически у каждого бизнес проекта есть бухгалтерия, она может быть на аутсорсинге или в штате, и для нас уже стало привычным, что бухгалтерский учет ведется в программе 1С Бухгалтерия предприятия. Таким образом, жизнь уже за нас решила, что, когда у предприятия появляется бухгалтерия, происходит внедрение бухгалтерской системы. Зачастую это протекает безболезненно и незаметно, т.к. упомянутое решение компании 1С стало стандартом де-факто и специалисты бухгалтерского учета либо уже знакомы с этой системой, либо легко осваивают благодаря распространенным курсам и открытым источникам.

• А как обстоят дела с управленческой системой? Здесь гораздо больше разнообразия. Иногда её роль выполняют электронные таблицы, иногда самописные продукты или онлайн сервисы. При каких обстоятельствах назревает решение о внедрении:
• Часто необходимость заведения управленческой системы как раз диктуется бухгалтерией. В какой-то момент объем данных, заводимых бухгалтерий достигает таких размеров, что с их занесением уже сложно справляться человеку. Да и начинает возникать понимание абсурдности дублирования руками информации, которая уже фигурирует в системах управленческого учета.
• Бывает, что уже на этапе стартапа люди осознают необходимость стратегического выбора информационной системы, т.к. проект с самого начала обещает быть сложным. Тогда ключевыми параметрами станут заранее известные функциональные возможности системы.
• Если фирма развивается давно, то руководители начинают чувствовать потребность в аналитической отчетности, которую простые системы предоставить не могут. Примерами могут служить такие разрезы, как источник привлечения клиентов, товарные или услуговые категории, персональные успехи менеджеров, выручка или расходы по сделкам.
• Иногда в организациях внедрен довольно качественный продукт, но снят с поддержки или поддержка слишком дорога. Такое решение останавливается в своем развитии и постепенно руководители замечают, что конкуренты начинают опережать их в скорости работы, понимании потребностей своей аудитории, эффективности персонала.
• С момента запуска бизнеса прошло много времени, и он сильно диверсифицировался, вырос, развил новые направления, которые не планировались при предыдущем приобретении управленческой программы. Эти направления требуют других возможностей отличных от заложенных в имеющемся решении.

Как правильно выбрать программное решение

В первую очередь нужно понять какими направлениями будет заниматься бизнес и какой инструментарий должна предоставить система, чтобы эти направления могли успешно функционировать и развиваться. Затем нужно выбрать решение, которое не только покрывает обозримые потребности, но и в перспективе научит персонал новым возможностям ведения дела. Даст более глубокую аналитику, чем требуется сейчас, благодаря настройкам позволит подключать более сложный функционал, запускать продвинутые учетные блоки, которые используются при больших масштабах, т.е. система должна быть на вырост.

На базе продуктов 1С можно выстроить продуманную стратегию развития инфраструктуры софтового обеспечения. Именно развития, внедрение – это только начало, если заранее не позаботиться о возможностях обновления и интеграции, то скоро компания вновь встанет перед необходимостью кардинально менять рабочие процессы и выбирать более совершенный основную учетную систему.

Для начинающего бизнеса на одного человека можно взять самый бюджетный продукт Бухгалтерия предприятия (БП) базовая. По цене она доступна практически всем, одновременно работать можно одному человеку, но при этом можно создать несколько баз и заходить в них поочередно. Все-таки продукт заточен на сдачу налоговой отчетности, но в этом нет ничего плохого у молодой компании всегда есть знакомый бухгалтер, который поможет разобраться. Более интересным в данной конфигурации является то, что в ней реализован стандартный торговый процесс, т.е. можно закупить товары\услуги, создать договор, выставить счет, получить оплату через банк (можно загружать данные о платежах напрямую или через файлы обмена) или кассу, изготовить отгрузочные документы. А если есть опыт работы бухгалтером, то можно делать операции и посложнее. Многим стартапам только этого и надо. Если вдруг штат начинает расти, можно выполнить апгрейд доплатой разницы между базовой версией и версией ПРОФ и докупкой пользовательских лицензий, т.е. вы ничего не теряете. Надо обратить внимание, что этот приятный бонус имеется почти у всех продуктов, переходы на более продвинутые версии можно произвести доплатой разницы в стоимости.

Далее в продуктовой линейке 1С для торговых компаний существует развилка по специфике: для розничных фирм с небольшим количеством магазинов есть конфигурация Розница, а для оптовых или более крупных Управление торговлей (УТ). Розница – это довольно распространенный торговый фронт офис, позволяет вести практически все необходимые торговые операции, хорошо интегрируется с торговым оборудованием. Помимо основной задачи этот продукт может быть полезен и для простого складского учета (можно даже проводить инвентаризацию), включает управление маркетинговыми акциями, закупками, в поставку входит мобильное приложение, присутствует простая аналитическая отчетность, интегрируется с УТ и БП. Первый вариант интеграции будет полезен, если сеть разрослась и понадобился более мощный бэк офис, а интеграция с БП нужна для сдачи налоговой отчетности, т.е. бухгалтера таким образом освобождаются от дублирования руками торговых операций. Кроме этого, имеется возможность синхронизировать данные всех магазинов, например, с одной (или произвольным количеством) центральной базой с помощью так называемой УРИБ технологии.

УТ – торговое решение способное своим функционалом покрыть потребности большинства торговых предприятий. Здесь уже в полный рост присутствует управление взаимоотношениями с клиентами, качественный блок продаж, в том числе и фронт рабочего места кассира (если поток не очень высок, этот фронт вполне применим, но с большим потоком логичнее использовать вышеупомянутую схему синхронизации с Розницей). Закупки, склад, доставка, финансы, отчетность, синхронизация с сайтом, БП: практически все, что нужно современному предприятию. Продукт интенсивно развивается и часто обновляется. Об уровне программы может свидетельствовать такая сложная и продвинутая возможность, как автоматическое создание заказов по потребности.

Помимо торговых компаний фирма 1С позаботилась так же и о производствах. Самый бюджетный продукт, который поддерживает производственные процессы (следует упомянуть, что данная конфигурация на приличном уровне поддерживает и торговые процессы) называется Управление небольшой фирмой (УНФ). Для производственных организаций до 30 человек сложно придумать что-то более подходящее по сочетанию цена\функционал. Производственный контур позволяет создавать спецификации, вести график производства, считать себестоимость. Есть синхронизация с сайтом, с БП. Но все же данное решение является облегченным и удовлетворит потребности малых организаций, состоящих из одного-двух производственных подразделений.

Более серьезной управленческой системой является Комплексная автоматизация (КА), она в себя включает бухгалтерский учет, кадры, торговый контур и более сложные подсистемы производства, финансов и планирования. Что примечательно, для перехода на это решение существуют стандартные средства для УТ и БП, т.е. можно реально, как сказано выше, спланировать стратегию развития информационной системы компании, примерно понимая стоящий перед ней путь движения. В данной конфигурации есть синхронизация с сайтом Документооборотом и Розницей. У совмещения бухгалтерского и управленческого контура есть свои плюсы и минусы. На пользователей накладывается повышенная ответственность за качество вносимых данных, на практике это оборачивается многочисленными ошибками и последующей правкой, т.к. у бухгалтерии что-то не сходится. Однако синхронизация тоже не совершенная подсистема, и когда учет становится сложным, бухгалтерию может не устроить качество полученной от управленческой системы информации, т.к. некоторые данные конвертируются с упрощением или генерируются автоматически. Производственный блок в КА ориентирован уже на несколько подразделений поддерживает переработку, давальческую схему, незавершенное производство, обычно данное решение внедряется в бизнесах, имеющих более 30 активных пользователей.

1C: ERP Управление предприятием 2 (ERP) – производственная конфигурация способная покрыть весь функционал корпоративного уровня (от завода до крупного холдинга). Помимо бухгалтерского, кадрового, торгового и продвинутого производственного контура, присутствуют блоки Бюджетирование, Международный финансовый учет, Внеоборотные активы.

Мы попытались сделать краткий обзор наиболее популярных решений 1С для автоматизации. Что же поможет принять окончательное решение? Сначала нужно зафиксировать какие функциональные блоки требуют автоматизации и учета. Затем сесть за подробное изучение возможностей имеющихся на рынке продуктов. Помимо тех, что мы перечислили выше, существует ещё множество отраслевых решений, они не всегда исполнены на том же уровне качества, что и типовые решения 1С, но сейчас представлен довольно широкий выбор качественных конфигураций, какие-то из них стали отраслевыми стандартами. На первых этапах выбора кандидатов может быть несколько (так даже лучше), по мере углубления в возможности какие-то варианты отпадут сами собой. Иногда более разумным может быть заказать выбор продукта на стороне у компании занимающейся внедрением и обслуживанием 1С. Особенно полезным так будет поступить, если понимание необходимой функциональности есть у нескольких человек (подразделений), тогда все требования лучше собрать в документ, и на выходе представить обоснование сделанного выбора.

Следующим шагом должен стать демо прогон процессов, его тоже можно выполнить либо своими силами, либо совместно с подрядчиком. Для продуктов 1С практика предоставления демо базы для принятия решения о внедрении стала стандартной. После тестирования процессов на реальной базе большинство вопросов проясняется, и возникает понимание на сколько выбранная альтернатива удовлетворяет потребностям, сложна ли она окажется в освоении, много ли придется дорабатывать. Затем можно переходить к этапу планирования проекта внедрения.

Кого выбрать подрядчиком для внедрения

Вопрос этот довольно сложный и требует многоэтапного решения. В первую очередь нужно понять, какой масштаб у проекта и какой бюджет. Масштаб можно оценить по количеству активных пользователей, их опыту работы во внедряемом решении и сложности выбранной конфигурации. Если количество пользователей не более пяти, и у всех был продолжительный опыт работы на данном решении, то можно выполнить старт своими силами, достаточно будет купить продукт, установить – и можно приступать к работе. У этого сценария могут быть исключения, если требуется:

• настройка кассового оборудования;
• подключение ЕГАИС;
• подключение ЭДО.

Важно в самостоятельном внедрении не переоценить свои возможности. С конфигурациями типа БП и Розница не редко пользователи действительно справляются самостоятельно, а вот с системами типа УТ, УНФ вероятность успеха сильно снижается, а уж тем более с КА или ERP, тут вероятность довести задачу до конца стремится к нулю.

Если принято решение запускать информационную систему силами сторонней компании важно убедиться в опыте компании и её заинтересованности. Для этого обязательно добиться встречи с руководителем проекта. По скорости реакции на ваши запросы можно понять на сколько внешняя команда заинтересована в проекте, её можно измерить по следующим действиям:

• отклик с форм на сайте;
• переключение на специалиста по внедрению;
• встреча для обсуждения деталей;
• предложение на оказание услуг.

Если чего-то вы ждете дни или недели, исполнитель вам дает понять, что этот проект ему не очень интересен и скорее всего его выполнение будет затянуто или сорвано.

На встрече представитель команды внедренцев должен демонстрировать исключительную осведомленность в возможностях продукта и их совместимости с бизнес процессами заказчика. Опытный специалист сможет пообщаться с владельцами процессов на их уровне понимания.

После того как вы убедились, что вышли на людей, которые вас устраивают, не спешите подписывать договор на выполнения проекта, дайте серьезную задачу для оценки деловых качеств потенциального партнера. В нашем контексте это может быть аудитом имеющихся информационных систем, обоснованием выбора продукта, переносом данных, обучением нескольких пользователей или каким-то иным этапом проекта. Оцените качество выполнения работ и качество коммуникаций, после этого вы уже спокойно можете принимать окончательное решение.

Как можно сэкономить при внедрении

Несмотря на то, что сегодня клиент требует от внедрения, гарантированный результат за заранее известные деньги, до сих пор зачастую ему продают часы работ без определенных границ или часть проекта, таким образом, что клиент не понимает, что далее должна последовать другая часть, за которую нужно будет заплатить ещё. Есть и другая крайность – полная оценка проекта с предпроектным обследованием и прочими этапами, взятыми по шаблону. В первом случае возникает конфликт из-за необходимости доплат, во втором случае из-за завышенной стоимости проекта. Опираясь на свой опыт внедрений, мы разработали технологию, которая позволяет нам избежать недостатков упомянутых схем.

Экспресс аудит бизнес процессов – данный этап позволяет определиться с выбором системы (или убедиться, что он сделан правильно\неправильно), на верхнем уровне сложить понимание процессов, выяснить потребуются ли доработки. В зависимости от сложности процессов закладывается от 4 до 16 часов на направление (структурное подразделение). При желании заказчик может сократить этот этап или отказаться, если мы приходим к консенсусу, что внедряется стандартный продукт как есть, и, если заказчик уверен, что пользователи имеют общее представление о бизнес процессе. Как следствие данного этапа у команды внешних специалистов складывается понимание:

• настроек системы на верхнем уровне;
• блоков, которым нужно обучать пользователей;
• представлений руководства о необходимой функциональности.

Выполнение аудита поможет избежать набивания шишек в процессе внедрения, сэкономить на полном обследовании, быстрее приступить к непосредственной работе и получить практический результат без длительной бюрократической волокиты.

Далее могут следовать технические этапы типа переноса данных, настройки учета или синхронизации, согласованных доработок. Они должны быть заранее оценены и не должны меняться в стоимости. Если исполнители пытаются пересмотреть заранее определенную стоимость без убедительных обоснований, это может свидетельствовать о недобросовестности.

Сложнее с этапом обучение. Ни заказчик, ни исполнитель заранее не знают сколько потребуется на обучение, т.к. представления об опытности и обучаемости сотрудников всегда субъективны. Мы рекомендуем закладывать не менее 8 часов на человека. Но бывает, что цифру апостериори необходимо скорректировать в большую или меньшую сторону. Здесь злоупотребления могут происходить с двух сторон:

• исполнитель расходует больше нормы;
• пользователи расточительно относятся к выделенным часам.

Во избежание конфликтных ситуаций следует применять схему, когда со стороны заказчика выделяется человек, который назначается руководителем проекта. Он распределяет часы по подразделениям (направлениям). Исполнитель со своей стороны организует единое окно на подачу заявок на обучение, консультации. На каждую заявку от пользователей со стороны исполнителя следует реакция в виде оценки трудозатрат. Затем пользователь согласовывает трудозатраты подрядчика с руководителем направления или проекта, и после получения одобрения, дает подтверждение консультантам. Таким образом, все расходы заказанных часов будут под контролем, и руководитель проекта всегда сможет скорректировать действия сотрудников или внешней компании, одобряя или останавливая заявки, учитывая имеющиеся лимиты. Практика показывает, что подобные действия могут снизить расходы на внедрение до двух раз.

Хотелось бы отдельно рассказать о возможности сэкономить на доработке функционала типовых решений. Когда встает вопрос о разработке сотрудники относятся к этому творчески и начинают писать внушительные технические задания, опираясь на опыт работы в предыдущих системах, тем самым, воспроизводя логику, структуру иногда устаревших, иногда просто других продуктов. И до сих пор даже крупные франчайзи охотно реализуют подобного рода ТЗ и далее поддерживают эти решения, естественно, сталкиваясь с непреодолимыми и дорогостоящими трудностями. АВИ Консалт следует иной парадигме (надеемся, что скоро это войдет в тренд), мы предлагаем сначала пользователям пройти обучение и какое-то время поработать в стандартном продукте. Затем, понимая логику информационной системы, выходить с предложениями об изменениях функциональности. На текущий момент типовые конфигурации 1С достигли такого уровня, что могут покрыть от 70 до 90 процентов потребностей практически любой организации. Зачастую вопросы о каких-либо доработках снимаются объяснением того, что в запускаемом решении искомые возможности реализованы отличным способом, чем это привык видеть и применять обучаемый сотрудник. Даже если на самом деле обнаруживается какой-то пробел функциональности, опытный пользователь лучше формулирует задание, что позволяет его фирме получить снижение трудозатрат подрядчиков и уменьшить стоимость внедрения.

У многих консалтинговых компаний подписание договора на поддержку открывает для заказчика пониженную стоимость часа. И для заказчика, и для исполнителя такой встречный шаг вызывает повышение ответственности и доверия. Обслуживающая фирма становится заинтересованной провести внедрение как можно качественней, т.к. исправлять ошибки придется ей же, и дополнительных денег за это получить будет сложно, если клиент будет анализировать возникающие инциденты. Организация-клиент получает возможность решать вопросы текущего обслуживания, погружая при этом команду внедренцев глубже в бизнес процессы.

Инструкции, возможно, бюрократический, но точно эффективный способ экономии на трудозатратах исполняющей стороны. Сотрудникам фирмы заказчика не всегда нравится этот метод, т.к. требует больше внимательности. Для внешних консультантов изготовление инструкций заранее измеримый (нельзя постфактум или в процессе объявить о том, что требуется больше времени, если не изменилась постановка задачи), а значит оцениваемый вид работ, в отличии от обучения, которое иногда приходится переоценивать по ходу.

Стандартные ошибки эксплуатации продукта

Сразу после внедрения и даже ещё в процессе руководителям следует взяться за мониторинг качества занесения пользователями данных. Инструменты контроля – отчеты. В каждой организации существуют ключевые показатели, применяя которые, менеджмент делает выводы об эффективности бизнеса и персонала:

• мотивация продаж;
• эффективность производства;
• реализация в разрезе клиентов;
• закупки в разрезе ГТД;
• товарные остатки;
• состояние взаиморасчетов;
• себестоимость;
• бухгалтерская, управленческая, финансовая отчетность.

Эти и многие другие показатели должны представлять из себя четкую картину и с самого старта руководство должно демонстрировать стремление к корректности получаемой информации. Подробный анализ и понимание отчетов позволит избежать следующих стандартных проблем наполнения информационной системы:

• ошибки в ведении справочников (например, номенклатура, контрагенты);
• отсутствие партионного учета;
• некорректность складских остатков;
• невозможность синхронизации продуктов (сайт, бухгалтерская, кадровая система);
• отсутствие понимание слабых и сильных мест бизнеса;
• отсутствие необходимой для управления глубины аналитики.

Перечень работ в рамках услуги Внедрение 1С

Программы 1С ориентируются на потребности российского бизнеса различных размеров. Ее архитектура обеспечивает открытость решений, гибкость, масштабируемость от однопользовательских решений  до весьма крупных распределенных организаций.

• позволяет оптимизировать все бизнес-процессы, 
• значительно сократить ручной труд;
• уменьшить вероятность ошибок;
• повысить прозрачность и эффективность работы.

После внедрения предлагаем услугу Сопровождение 1С.